Mali Mührün Bozulması veya Kaybolması Durumunda Acil Eylem Planı

Şirketinizin mali mührünün kaybolması, çalınması, USB portunun kırılması veya kart çipinin arızalanarak okunamaz hale gelmesi durumunda hızlı hareket edilmezse ticari faturalandırma tamamen durabilir ve vergi cezaları ile karşılaşılabilir.

1. Acil Güvenlik İptali Bildirimi

Eğer mali mühür çalındıysa veya kaybolduysa ilk iş olarak sertifikanın kötü niyetli kişilerce şirket adına sahte fatura düzenlemede kullanılmasını engellemek gerekir. Derhal TÜBİTAK Kamu SM Çağrı Merkezi (0 262 676 07 07) aranarak veya Kamu SM online işlemler sayfasından e-Devlet ile giriş yapılarak sertifikanın iptal (askıya alma) talebi oluşturulmalıdır. İptal edilen sertifika anında GİB sistemlerinde geçersiz sayılır.

2. Acil Yedek Mali Mühür Siparişi Verme

İptal işleminin hemen ardından Kamu SM portalından yeni bir mali mühür siparişi verilmelidir. Açıklama kısmına 'Arıza/Kayıp Nedeniyle Acil Yenileme' notu düşülmeli ve ödeme dekontu hızla iletilmelidir. Şirket merkezine kargo süresini beklemek istemeyen büyük ölçekli firmalar, randevu alarak TÜBİTAK Gebze yerleşkesinden elden teslim seçeneğini de değerlendirebilir.

3. Gelir İdaresi Başkanlığı'na Mücbir Sebep Başvurusu

Mali mührün arızalanması tam da e-Defter beratlarının Gelir İdaresi'ne yüklenmesi gereken son güne denk geldiyse, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.13 kapsamında 'mücbir sebep' (teknik arıza) hükümleri devreye sokulabilir:

• Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi formu doldurularak arıza durumu detaylıca izah edilir.
• TÜBİTAK Kamu SM'ye yapılan yeni başvuru numarası ve sipariş dekontu dilekçeye eklenir.
• İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden ilgili vergi dairesine resmi dilekçe verilir. Bu başvuru sayesinde berat yükleme süresi için ek yasal süre talep edilir ve usulsüzlük cezasından muafiyet sağlanır.

Özel Entegratör Yedek Mührü Avantajı

GİB onaylı bir özel entegratörle çalışan şirketler, entegratör sözleşmesinde izin vererek faturaların entegratörün kendi kurumsal mali mührüyle imzalanmasını sağlayabilir. Bu sayede şirketinizin kendi fiziki USB mührü bozulsa bile günlük e-fatura kesimleriniz kesintiye uğramadan devam eder.

Yedek Donanım Bulundurma Tavsiyesi

Özellikle günlük yüzlerce fatura kesen ve e-irsaliye düzenleyen orta ve büyük ölçekli şirketlerin, Kamu SM başvuru ekranından aynı anda 'Yedek Mali Mühür' talebinde bulunması kurumsal iş sürekliliği açısından en akılcı çözümdür. Ana mühür arızalandığında yedek mühür doğrudan devreye alınabilir.