Birden fazla şubesi olan firmalar tek bir Mali Mühür ile e-Fatura kesebilir mi?

Merhaba, birden fazla şubesi olan firmaların e-Fatura ve e-Defter süreçlerini nasıl yönetecekleri konusu, maliyetleri düşürmek ve operasyonel hızı artırmak açısından oldukça önemli bir planlama gerektirir.

Sorunuza net bir şekilde cevap vermek gerekirse: Hayır, her bir şubeniz için ayrı ayrı mali mühür satın almak veya kurmak zorunda değilsiniz. Şirketinizin yasal merkezi neresiyse, o vergi numarasına (VKN) tanımlı tek bir mali mühür ile tüm şubelerinizin işlemlerini hukuka uygun bir şekilde yürütebilirsiniz.

Süreç Nasıl Yönetilir? Özel Entegratör'ün Rolü

Tek bir mali mühür ile farklı şehirlerdeki şubelerinizin e-fatura kesebilmesinin en pratik ve güvenli yolu, yetkili bir Özel Entegratör firması ile anlaşmaktır. Özel entegratör sistemleri şu şekilde çalışır:

• Mali mührünüzü sisteme ilk dahil olma (aktivasyon) aşamasında yalnızca bir kez entegratör firmaya tanımlarsınız veya aktivasyon işlemini gerçekleştirirsiniz.
• Ardından entegratörün bulut tabanlı yazılımı üzerinden her bir şubeniz için farklı kullanıcı adları, şifreler ve fatura serileri oluşturursunuz.
• İstanbul'daki şubeniz A serisi fatura keserken, İzmir'deki şubeniz B serisi fatura kesebilir. Bu işlemlerin hiçbiri için personelin bilgisayarına fiziksel olarak USB mali mühür takılmasına gerek kalmaz.
• Tüm faturalar, entegratörün kendi sunucularındaki sistem mührü (veya HSM cihazları) ile yasal geçerlilik kazanarak Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) iletilir.

GİB Portali Üzerinden Kullanım

Eğer özel entegratör kullanmak istemiyor ve doğrudan GİB e-Fatura Portali'ni kullanmayı tercih ediyorsanız, durum biraz daha zorlaşır. GİB Portal'de her fatura onayında cihazın bilgisayara takılı olması ve Java üzerinden imza atılması gerekir. Bu durumda, mali mühür merkez ofiste duruyorsa, şubeler faturayı sisteme taslak olarak girip merkezdeki yetkiliden faturaları onaylamasını rica edebilir. Ya da uzak masaüstü bağlantısı gibi yöntemlerle merkezdeki bilgisayara bağlanarak işlemi yapabilirler. Ancak bu yöntem operasyonel olarak çok hantal ve siber güvenlik açısından risklidir.

Özetle; operasyonel verimlilik ve mevzuata uyum açısından şirketinizin tüm şubelerini kapsayacak şekilde güvenilir bir entegratörle çalışmanız, tek bir mali mühür yatırımının ardından donanım bağımsız olarak tüm şubelerde sınırsız e-fatura kesmenize olanak tanıyacaktır. Bu yöntem aynı zamanda şubeler arası veri entegrasyonunu ve muhasebe takibini de mükemmel hale getirir.